Sady úkolů slouží k snadnému zadání více úkolů najednou. Zároveň přinášejí další možnost, jak přehledně sledovat jejich plnění.
V DEALinTEAL máte možnost zadávat úkoly mnoha způsoby – v rámci firmy, v rámci příležitosti, z obchodního jednání atd. Výsledkem je vždy úkol s jedním zadavatelem, jedním řešitelem, termíny plnění, navíc provázaný na firmu, příležitost, událost, projekt, kontrakt, osobu.Přehled o úkolech a kontrolu plnění tak lze snadno provádět nejen z celkového přehledu úkolů, ale na každém místě, na něž je úkol navázán.CRM vám umožňuje kontrolovat plnění úkolů
- na kartě firmy i osoby,
- na záznamu příležitosti,
- při rekapitulaci zápisů z obchodních jednání atd.
Sady úkolů tyto možnosti rozšiřují o:
- možnost zadat najednou více podobných úkolů,
- kontrolovat plnění celé sady najednou.
Zadání sady úkolů v CRM
Představte si, že uvádíte nový produkt nebo službu a chcete obchodníkům připomenout, že mají tuto novinku prezentovat vybraným zákazníkům. Můžete postupně projít firmy a u každé zadat jejímu obchodníkovi úkol nebo nově použijete zadání v rámci sady.
- Vytvoříte záznam sady úkolů s jednoduchou identifikací (stačí sadu vhodně pojmenovat).
- V rámci hromadného vytvoření úkolů vyplníte předmět úkolu Představit produkt XYZ a poslat katalog.
- V dalším kroku vyberte firmy, pro něž se má úkol vytvořit. K dispozici máte jednoduchou možnost vybírat kombinací skupin a podskupin, kategorií a podkategorií, označení firem a vlastníka.
- Dále můžete volitelně doplnit osoby u zákazníků, na něž se má úkol vázat, podle jejich označení.
- V další kroku určíte termíny: kdy se má úkol zobrazit a kolik dní má řešitel na splnění.
- Nakonec vyberte, zda je řešitelem jeden konkrétní kolega nebo zda je jím vždy obchodník odpovědný za danou firmu.
- A je hotovo. Ke všem vybraným firmám se vygeneruje úkol.
Kontrola plnění úkolů v sadě
Úkoly vytvořené v sadě se od jiných úkolů nijak neliší. Řešitel plní úkoly při procházení firem, seznamu úkolů nebo agendy, dostává k nim připomenutí.Zadavatel nebo jiný uživatel může ale navíc kromě všech možností kontrol sledovat plnění úkolů v rámci celé sady, a to jak procházením seznamu s odlišením nesplněných úkolů a úkolů v prodlení, tak i s využitím statistiky ke každé sadě s hodnotami:
- celkového počtu úkolů,
- počtu splněných a nesplněných úkolů,
- a počtů splněných/nesplněných po termínu nebo včas.
Na co si dát pozor
Pokud evidujete 5000 zákazníků, o něž pečuje 5 obchodníků a najednou ke každé z firem vytvoříte úkol, bude mít každý obchodník v průměru k řešení 1000 shodných úkolů. Jaký bude výsledek? Obchodník začne úkoly ignorovat, protože mu prakticky nic jiného nezbyde.Takže stejně jako u dalších nástrojů, kde můžete ve vteřině vytvořit tisíce záznamů, zvažte předem, jaký dopad to může mít.